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  • 采购与供应商、客户和同事沟通都需要注意些什么?沟通的关键技巧有哪些?
  • 采购与供应商、客户和同事沟通都需要注意些什么?沟通的关键技巧有哪些?

    亿网联播 2021-10-30 14:56 61350

    导读】日常沟通在供应链管理中比重很大,如果没有清楚地理解对方意图,或是我们的想法没能正确地表达,那么***后做出来的结果很可能会背离本意,浪费了大家宝贵的资源和时间。有效沟通,确保供应链的***运营,是我们需要重视的工作。

    ***基本的供应链应该有三个主体,上游的供应商、下游的客户和中间的企业。

    日常沟通在供应链管理中比重很大,如果没有清楚地理解对方意图,或是我们的想法没能正确地表达,那么***后做出来的结果很可能会背离本意,浪费了大家宝贵的资源和时间。有效沟通,确保供应链的***运营,是我们需要重视的工作。

    一与供应商沟通

    人人都买东西。消费者在零售店和线上购物,零售店和电商从批发商和经销商进货,批发商和经销商从制造商进货,制造商从农场和大宗商品供应商处购买原材料。

    这就像一个链条,一环连着一环,供应链也由此得名。卖给你东西的公司就是供应商,就是你的上游,他们好像是依附于你,而你是供应商的甲方爸爸。

    但是仔细想想好像也不完全是这么回事,有些人是求着供应商的,因为市场上可能是供不应求,就像是现在的芯片市场一样,手里有货的就是大爷,强弱之势是可以互换的。

    在我看来,供应商实际上是你在供应链中的合作伙伴,是通过你们的相互配合,才能让供应链顺利运转。如果供应商未能按时提供你需要的产品或服务,你就无法卖给客户。我们需要重视与供应商的沟通,以下五个技巧可以帮助你与供应商有效沟通。

    1.设定明确的期望

    确保供应商准确知道你需要什么,多少数量和交货条款,还需要安排一位固定的联络人来对接工作,解答问题。负责这个岗位通常是采购计划员,他负责下订单,沟通交货,处理付款等工作。

    2.清楚每家供应商的联络人

    通常情况下,供应商的对口联系人是销售或客户经理。采购员需要定期和他们交流,电话邮件或是当面拜访,经常保持联系能增强沟通效率。

    3.保持良好的沟通记录

    沟通信息一般仅保存于个人邮箱里,如果采购员离职了,员工账号会被注销,以往的沟通记录可能会丢失。***好的办法是使用供应商关系管理系统,记录下过往发生的事情,以便能长期追溯。

    4.确认信息已送达

    许多业务沟通都通过电子邮件进行,但email有时会传送失败或被错扔到垃圾邮件里。问题越复杂、越紧急,你越是要确保信息已被接收到,并且联系收件人,确认他已知晓。

    5.适度地向上汇报问题

    有些问题确实需要上级主管介入处理,如连续的交货延迟或是质量问题,但如果把每个小问题都当成重大危机事件,你很可能会给供应商带来额外的工作量和人工成本,所以要把握好这个度。

    你与供应商的协作是建立在信任的基础上,信任是会随时间而缓慢积累。所以请尊重你的供应商,齐心协力解决问题。

    请记住这点,你们都在同一条船上,属于同一条供应链。从更大的视角来看,你们都属于同一个团队,从长远来看,你们要彼此依赖才能实现双赢。

    二与客户沟通

    公司的每一块钱收入都来自客户,换句话说,客户就是衣食父母。你的产品和服务再好,也需要找到愿意付钱的金主才行。

    客户要付钱买你的产品和服务,你的业务才能维持运行。这意味着客户沟通比什么都重要。无论你在供应链中做什么工作,***终都在促进生意***。每次与客户沟通,你都可以为公司创造更多业务机会。以下技巧有助于客户有效沟通。

    1.用心倾听客户诉求

    专心听别人说什么并不容易,这需要我们集中精力,并运用一点同理心来理解对方的诉求。一定要让客户说明他们的需求,如有不明白的地方,请立即提问澄清疑惑。

    2.使用专业知识帮助客户制定正确决策,加强信任

    客户未必比你更专业,能帮助对方的时候,请千万不要吝啬机会。如海运港口订不到舱位,可以推荐客户走内陆运输***其他相对空闲的港口出货,帮助客户度过难关。当客户意识到你是在为他们着想后,必然对你另眼相看,他们就会成为回头客,并把你推荐给朋友。许多生意就是靠熟人推荐做成的。

    3.提供选择和解决方案

    如果无法给客户提供想要的商品,那你就要设法找出能解决问题的备选方案,如性能类似的替换材料。现在这种市场行情中,断货情况很普遍,如果能主动提供解决方案,***是你的加分项。

    当我们关注如何与客户有效沟通时,实际上就增加了整个供应链的价值。帮助了客户,就是帮助自己。

    三内部与同事沟通

    在公司里需要团队合作才能把事情做成,供应链工作也是这样,我们经常需要和公司各个部门合作。在与同事沟通时,虽然不用像对客户那样谨慎小心,但也要深思熟虑,才能做到事半功倍。下面介绍五个与同事沟通的专业技巧。

    1.切忌想当然

    在沟通之前,我们要先把事情的来龙去脉搞清楚,人物、事件、时间、地点、原因等等。如果你不清楚,就询问下当事人,千万不要害羞。

    不要假定别人已经明白的你的意思,人们不发表意见,不一定就代表他们真的赞同,或是理解了你所说的。沟通过程中,如果感觉到对方有疑惑的时候,要暂停一下,提问并倾听,确保对方真的同意或是理解了你的意思。

    2.选择合适的沟通模式

    沟通形式多样,各有优缺点。沟通大量数据或多项复杂任务时,用电子邮件沟通比较有效,但有些时候打电话,或是面对面交流的效率更高。

    你需要根据沟通对象和场景来选择沟通模式。还要尽量站在他人的角度看问题,选择对方***方便的沟通模式。

    3.节省团队的宝贵时间

    大家工作都很忙,所以你要尽快表达观点并处理问题。尽可能地节省他人的时间就是一项善举。不要因为预定了一个小时的会议,就必须开满一小时,有事说事,没事散会。如果能早点结束,大家都能有更多时间去做其他事情。

    4.选择性地邀请人员参加会议

    有些公司的文化是喜欢邀请许多人来开会,各个部门都必须派代表来参会,否则就是对你工作的不重视。其实不必这样,不要把所有人都叫来参会,除非他们真的需要参与讨论或提供一些输入。

    在要求别人来开会之前,先问自己:“这对他有什么好处?”当人们真的想做一件事时,很容易能做成,相反就是在浪费对方的时间。

    5.在与同事沟通时使用三步流程

    为了提高沟通的效率,我们要使用“讨论、记录、执行”三步法。要讨论的话题事先就告诉对方,让他可以有所准备,避免当场找资料或是数据,耽搁大家的时间。

    沟通完了后要确定需要做哪些事,把事项记录在电子邮件、备忘录或项目规划中,省得转身就忘。***后要和负责的同事执行***要做的工作,并且定期回顾进度。

    沟通是供应链日常工作中的关键环节。与同事沟通时使用这些技巧,能够让你更***、更专业。

    供应链管理离不开人的参与,有人的地方,就需要沟通。掌握正确的沟通技巧,可以让供应链运营更***。


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